ДДС ставки при онлайн продажби в ЕС: наръчник за търговци

Първата поръчка от Германия винаги е малък празник. Втората носи въпроса, който никой не обича: с каква ставка всъщност беше това? Ако магазинът ти начислява едни и същи 20 % на всички, независимо откъде е клиентът, някъде има разминаване. Понякога то е в твоя вреда, а разликата излиза от твоя джоб.

ДДС ставките при онлайн продажби в ЕС не се определят от това къде си ти, а от това къде е клиентът ти и какво точно му продаваш. Тези две неща заедно дават числото. Затова един магазин, който продава книги в осем държави, реално работи с осем различни ставки, без ти да пипаш каквото и да е.

Тук ще ти обясня как става това на практика, кои са реалните намалени ставки в България и къде е капанът, който тихо ти връща 20 % там, където си очаквал 9 %.

Накратко

• Първо провери кой е клиентът: на физическо лице и на фирма без ДДС номер начисляваш ставката на тяхната държава, а на фирма с валиден ДДС номер издаваш фактура с 0 % (обратно начисляване).
• Ставката се получава от две неща: вида стока (данъчна категория) и държавата на клиента. Категорията не е ставка.
• Стандартната ставка е верният отговор за повечето продукти. Намалените ставки са изключението, не правилото.
• В България с 9 % са само книги и периодика, настаняване в хотели, детски храни и памперси. Всичко останало е 20 %.
• Една и съща категория дава различна ставка в различните държави и това е нормално, а не грешка.
• Най-скъпата грешка е да избереш категория по звученето на името ѝ. Винаги проверявай каква ставка излиза реално!

Защо една ставка за всички клиенти вече не работи?

До 2021 г. малкият търговец спокойно можеше да си живее с една ставка. После правилата за електронната търговия в ЕС се смениха и принципът стана друг: ДДС се дължи там, където стоката се потребява, тоест в държавата на клиента.

Има праг, разбира се. Докато дистанционните ти продажби към целия ЕС не минат 10 000 € годишно, може да начисляваш българската ставка на всички. Над този праг вече дължиш ставката на съответната държава, а правилата на Европейската комисия предвиждат да се отчиташ през режима OSS с една обща декларация, вместо да се регистрираш във всяка държава поотделно.

Това не е нишова тема за няколко големи играча. Според отчета на Европейската комисия от юли 2025 г. през OSS и IOSS са събрани над 33 млрд. евро ДДС само през 2024 г., което е ръст от 26 % спрямо предходната година, а регистрираните търговци вече са над 170 000. Тоест десетки хиляди малки магазини вече минават през същото упражнение, през което минаваш и ти.

Кой е клиентът: човек или фирма?

Досега говорих така, сякаш всеки клиент е човек, който си купува нещо за себе си. За повечето магазини това е вярно в огромната част от поръчките, но останалите работят по съвсем различни правила и точно там сметките се чупят най-грозно.

За целите на ДДС клиентите в ЕС са три вида, а не два. Ето ги:

Физическо лице. Обикновен купувач от Германия, Гърция или Дания. Дължиш ДДС по ставката на неговата държава (над прага от 10 000 €), а данъчната категория на продукта определя коя точно е тя. Всичко казано дотук важи изцяло.

Фирма с валиден ДДС номер. Тук картината се обръща. Ако клиентът е регистриран по ДДС в друга държава от ЕС, стоката физически напуска България и ти си регистриран по ДДС тук, това е вътреобщностна доставка (ВОД) по чл. 7 от ЗДДС. Издаваш фактура с нулева ставка, а клиентът сам си начислява данъка в своята държава. Това е механизмът на обратното начисляване (reverse charge). Данъчната категория тук няма никакво значение, защото ставката е 0 % независимо дали продаваш книги или сървъри.

Фирма без валидна ДДС регистрация. Това е най-подценяваният случай. Малка фирма от Румъния, която не е минала прага за регистрация в своята държава, няма валиден ДДС номер. За целите на ДДС тя не е фирма, а обикновен купувач. Начисляваш ѝ ставката на нейната държава точно както на физическо лице, продажбата влиза в прага от 10 000 € и се отчита през OSS. Фактът, че отсреща има фирмено име, ЕИК и адрес за фактура, не променя абсолютно нищо.

Събрано в таблица, разликата изглежда така:

Виж внимателно втория и третия ред. Отвън те изглеждат еднакво: и в двата случая отсреща има юридическо лице, което иска фактура на фирма. Единственото, което ги разделя, е един валиден ДДС номер, а разликата в резултата е между 0 % и пълната ставка на чуждата държава.

Защо ДДС номерът се проверява, а не се вярва на думата?

Понеже нулевата ставка виси на този номер, той не е поле, което просто препечатваш от чекаута във фактурата. Проверявай го в VIES и пази разпечатката с датата на проверката! Тя е доказателството ти пред НАП.

Причината е неприятно проста. Ако приложиш нулева ставка върху невалиден номер, доставката не е ВОД и данъкът си остава дължим. При проверка НАП начислява ДДС върху засегнатите сделки, заедно с лихвите, а клиентът отдавна е платил и си е тръгнал. Разликата излиза от твоя джоб, точно както при занижената ставка.

Представи си фирма от Гърция, която поръчва книги за 3000 € и вписва ДДС номера си в чекаута. Номерът обаче е анулиран преди два месеца, защото фирмата е дерегистрирана. Ти издаваш фактура с 0 %, спиш спокойно, а девет месеца по-късно се оказва, че цялата поръчка е била обикновена дистанционна продажба към нерегистрирано лице, върху която е трябвало да начислиш гръцката ставка. Три минути в VIES щяха да предотвратят целия разговор.

Едно уточнение за пълнота: описаното дотук е за стоки. При услугите правилата за мястото на изпълнение са други и обратното начисляване при B2B работи по различен текст от закона. Ако продаваш и услуги към фирми в ЕС, това е точно въпросът за счетоводителя ти.

Данъчната категория описва стоката, не ставката

Ето мястото, където повечето хора се объркват и си струва да го кажа бавно. Отнася се за първия и третия ред от таблицата по-горе, тоест за всеки клиент, на когото реално начисляваш ДДС.

„Данъчна категория“ е отговорът на въпроса какво продаваш, а не колко искаш да начислиш. „Книги, вестници и периодични издания“ е категория. „9 %“ не е категория, а резултат. Категорията плюс държавата на клиента дават ставката:

Една и съща книга, четири различни ставки. Нищо не е счупено, просто всяка държава сама решава кои стоки получават намаление и колко е то, в рамките, които Директивата за ДДС позволява. Стандартните ставки в ЕС днес се движат между 17 % в Люксембург и 27 % в Унгария, а намалените не могат да падат под 5 %.

Ако за някоя държава категорията няма намалена ставка, както е при Дания в таблицата, автоматично се прилага стандартната ѝ ставка. Не е нужно да правиш нищо, така е предвидено.

Кои са реално намалените ставки в България?

Списъкът с данъчни категории е европейски и съдържа около 88 позиции. Той описва всичко, което Директивата изобщо допуска някъде в ЕС, а не всичко, което България прилага. Разликата е огромна и точно тя ражда грешките.

България прилага намалена ставка на кратък списък. Всичко извън него е стандартните 20 %:

Обърни внимание на това, което не е в таблицата, защото хората редовно предполагат обратното:

• Храните изобщо не са с намалена ставка в България. Хлябът, кафето, зехтинът и добавките са 20 %. Само детските храни правят изключение.
• Лекарствата и фармацевтичните продукти са с 20 %, въпреки че в доста други държави от ЕС са намалени.
• Ресторантьорските и кетъринг услугите са с 20 % от 1 януари 2025 г., след като временната ставка от 9 % изтече и не беше подновена.

Граничните случаи не се решават от падащо меню. Хранителна добавка ли е това или лекарство; учебник ли е или подаръчен албум — на тези въпроси отговарят законът и счетоводителят ти, а чл. 66 от ЗДДС е текстът, който ще ти приложат при проверка.

Капанът, който тихо ти струва пари

Сега най-полезното нещо в цялата статия.

В европейския списък има категория, която се казва просто „Книги“. Изглежда като очевидния избор за книжарница и точно затова е капан: в България тя няма намалена ставка и ще ти върне 20 %. Единствената държава, която реално я прилага, е Кипър. Българските книги минават през дългата категория „Книги, вестници и периодични издания…“, която дава очакваните 9 %.

Най-лошото е, че грешката не вдига шум. Няма съобщение, няма предупреждение, няма червено поле. Просто получаваш 20 % вместо 9 % на всяка поръчка, докато някой не забележи.

Представи си малка книжарница, която стартира онлайн магазин през март. Собственикът вижда категория „Книги“, избира я за 400 заглавия за десет минути и се чувства прекрасно. През октомври счетоводителят пита защо в справката няма нито един ред с 9 %. Седем месеца поръчки са минали с 20 %, а разликата вече е начислена, декларирана и платена.

Поправянето на категорията оправя следващите поръчки, но старите остават такива, каквито са били. Това е коректно, защото всяка поръчка запазва ставката и данните към момента на продажбата, и точно това е одитната следа. Означава обаче, че цената на една недогледана категория расте с всеки ден мълчание.

Затова правилото е кратко: не се доверявай на името, провери ставката!

Какво можеш да направиш сега?

Ако управляваш магазин, който продава в ЕС, ето какво си заслужава да направиш този следобед.

1. Виж как магазинът ти третира фирмените поръчки! Има ли изобщо поле за ДДС номер в чекаута, проверява ли се то срещу VIES и пада ли ставката на нула, когато номерът е валиден? Ако отговорът на някой от тези въпроси е „не“, значи или губиш B2B клиенти, или издаваш фактури, които някой ден ще ти струват пари.
2. Задай категорията там, където живее продуктът! Полето „Данъчна категория“ е в настройките на всеки продукт, точно до останалите му параметри. Виж как се добавя и редактира продукт, ако още не си стигал дотам. Пиши в полето на български, на английски или по идентификатора на Комисията, то търси, докато пишеш.
3. Избери категорията, която описва стоката, не ставката, която искаш! Тетрадката не става книга от това, че си избрал „Книги“. Става грешна декларация.
4. Провери резултата, преди да минеш нататък! Отвори списъка със ставки за България и виж какво реално излиза за избраната категория. Ако показва 20 % там, където очакваш 9 %, значи си хванал грешната от няколко подобни.
5. Направи две тестови поръчки, не една! Първата като физическо лице от друга държава, за да видиш дали ставката се сменя. Втората с валиден фирмен ДДС номер, за да видиш дали пада на нула. Пет минути работа, която ти спестява месеци.
6. Питай счетоводителя за нестандартните продукти! Въпросът е конкретен и евтин: „Този продукт попада ли в намалена ставка по чл. 66 от ЗДДС?“ Отговорът струва много по-малко от корекцията.

Проверката в първоизточника също е на едно кликване. Официалната база данни на Европейската комисия (TEDB) съдържа същите категории и ставки, от които четат сериозните платформи, и тя се обновява ежедневно.

И понеже данъците рядко идват сами, ако още не си свързал магазина си с НАП, това е следващата стъпка от същия пъзел. А ако тепърва мислиш за онлайн магазин, който да продава извън България, пакетите за магазин идват с тази техническа част вече свършена, защото ставките, интеграциите и обновяванията не са работа, която собственикът на бизнес трябва да върши сам.

Накрая

ДДС ставките при онлайн продажби в ЕС изглеждат страшни, докато ги мислиш като данъчна материя. Погледнати като механика, те са само две неща, събрани заедно: какво продаваш и на кого.

Твоята част от работата е първата. Опиши стоката честно, веднъж, съзнателно и остави ставките на държавите. Данъчната категория описва какво продаваш, а не ставката, която ти се иска. Разликата между тези две изречения е точно разликата между спокойна година и един неприятен разговор през октомври.

Често задавани въпроси